В любом современном бизнесе ваши сотрудники будут обмениваться информацией в течение дня. Эти файлы могут быть такими же безобидными, как смешные мемы, или как переписка по электронной почте. Однако, они также могут содержать конфиденциальную информацию о компании, которую хакеры упорно стараются добыть, прилагая все усилия.
Они работают так усердно, потому что информация дороже золота. С ее помощью хакеры могут воздействовать на решения, которые принимает компания, или даже подвергать ее юридической опасности. Один из самых распространенных способов получения доступа к информации – нацеливание на общие файлы.
Сотрудники, обмениваясь файлами, фактически создают возможность хакерам получить информацию. Все, что передается через Интернет, может быть поймано кем-то, у кого достаточно знаний. Чтобы этого не произошло, вся компания должна соблюдать меры безопасности.
Ниже описаны меры сохранения безопасности общих файлов для продолжения продуктивной работы компании.
1. Расскажите всем о файлообмене
Обучение сотрудников – одно из лучших вложений, которое может сделать руководитель. Когда вы поддерживаете сотрудников в попытке улучшить свою работу, вы неизбежно делаете свою компанию более продуктивной. И когда вы инвестируете в образование по кибербезопасности, становитесь более защищенными.
2. Общие файлы должны быть защищены паролем
Общие файлы особо уязвимы для попыток взлома, т.к. хакеры могут их поймать во время обмена. Для получения доступа к файлам, хранящимся на сервере или компьютере, хакеру необходимо взломать несколько систем. Так или иначе, во время передачи файлов хакерам просто необходим доступ к средствам, с помощью которых они отправляются.
Поэтому файлы всегда должны быть защищены. Вы можете защитить паролем основные форматы файлов, такие как PDF-файлы или документы Word. Но будет лучше, если защищены будут все файлы.
Даже если кто-то получит доступ к зашифрованному файлу, он не сможет его прочитать. Без ключа у них будет просто файл, заполненный всякой ерундой. Это обеспечивает безопасность вашей компании.
3. Совместное программное обеспечение может быть использовано для чего угодно
Для обеспечения максимальной безопасности необходимо централизовать программное обеспечение, используемое сотрудниками для работы. Скорее всего у вас есть другое ПО для связи, обмена файлами и разработки. Это нужно изменить.
Большая часть программного обеспечения для совместной работы делает упор на безопасность обмена файлами. После того, как несколько крупных компаний были взломаны, возникла необходимость обеспечения безопасности связи. Это означает, что вы можете общаться в чате, обмениваться файлами и даже общаться с клиентами с помощью одного ПО. Это не только повышает безопасность вашей компании, но и делает ее более продуктивной.
4. Убедитесь, что ваше облачное хранилище файлов защищено
Несмотря на то, что существует возможность использовать для совместной работы централизованные инструменты, многие компании для хранения файлов по-прежнему используют облако. Облачное хранилище имеет легкий доступ и практически неограниченное пространство. Тем не менее у него есть один существенный минус.
Если хакеры узнают, что компания пользуется облаком в качестве хранилища, это становится их целью. Они понимают, что, взломав облако, они смогут получить доступ к чрезвычайно важной конфиденциальной информации. Все что им нужно для этого, это пароль к облаку, а для его получения они могут использовать фишинг-атаку, брутфорс атаку, или установить троянский вирус.
Защита сервера облачного хранилища – одна из самых важных вещей для компании. Не делитесь информацией ни с кем без особой необходимости. И всегда следите за вашим облаком, будьте бдительны по отношению к доступу информации в нем.
5. Конфиденциальная информация должна быть хорошо защищена
В отличие от текущих базовых данных офисных сотрудников некоторые компании работают с особо важной конфиденциальной информацией. Например, компании СМИ могут работать со сведениями политического характера. Частные компании могут работать с личными данными людей, которые не должны быть известны другим пользователям.
Такие файлы должны передаваться только с помощью таких программ, как PGP. Аббревиатура расшифровывается как Pretty Good Protection (очень хорошая защита) и это название получено не случайно. По сути программа принимает сообщение и превращает его в ряд случайных чисел и букв.
Таким образом, если кто-то получит доступ к данному файлу, он не сможет понять суть информации. Расшифровать данный файл можно только с помощью ключа, который должен иметь только предполагаемый получатель.
Постоянное пользование PGP даст вам огромное преимущество перед хакерами относительно других компаний, которые не защищены.
6. Обозначьте, кто и когда имеет доступ к информации
Чтобы обезопасить себя от утечки информации и от людей, неправомерно получающих доступ к запрещенным файлам, вам необходимо вести учетную запись. Большинство ПО автоматически регистрирует, кто и когда пользуется данными файлами. И большая часть этой информации отображается в исходном файле, поэтому этим нельзя манипулировать.
Это необходимо в том случае, когда вы подозреваете, что кто-то может иметь доступ к запрещенному файлу. Таким образом, вы сможете определить не только наличие доступа к информации данной учетной записи, но и подозрительные действия. С помощью этого вы сможете выявить, есть ли проблема, и решить ее до наступления последствий.
7. Будьте осторожны при передаче файлов
Общаясь в Интернете, вы не можете доверять всем подряд. На самом деле, собеседник может оказаться недоброжелателем. Вы никогда не сможете понять, является ли он тем, за кого себя выдает.
Необходимо принять меры, чтобы убедиться, что он говорит правду. С коллегами вы можете связаться с помощью других средств, например, по электронной почте, чтобы убедиться, что вы на одной странице. Также можно запросить какие-либо детали, прежде чем передавать информацию.
Переданный файл не может быть возвращен. Так что будьте предельно осторожны с тем, что отправляете. Вы никогда не можете быть уверены в том, что он идет в нужное место.
Информация дороже денег
Самое главное, о чем вы должны помнить, это то, что информация важнее денег. Когда хакеры взламывают ваши системы, они не гонятся за вашей прибылью. Им нужна именно информация о вашей компании.
Наиболее распространенный способ доступа к этой информации – через общие файлы. Эти файлы могут случайно быть переданы хакерам, которые могут притвориться коллегами. Либо могут быть украдены ими.
Вы никогда не сможете абсолютно обезопасить себя в Интернете, но вы сможете принять меры, чтобы защитить себя от этого. Первый шаг – быть всегда в курсе событий. Для этого необходимо периодически читать статьи по данной теме.